Регламент Служби у справах дітей облдержадміністрації

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ начальника служби у справах
дітей облдержадміністрації
№41 від 22.07.2016 року

 

РЕГЛАМЕНТ

Служби у справах дітей Вінницької обласної державної адміністрації

 

Загальні положення

 

1. Цей регламент служби у справах дітей Вінницької обласної державної адміністрації (далі – регламент) регулює організаційні та процедурні питання діяльності служби у справах дітей Вінницької обласної державної адміністрації (далі – служба), зокрема визначає організацію роботи служби, регулює порядок  правового, організаційного, кадрового, методичного, інформаційно-аналітичного та матеріально-технічного забезпечення діяльності служби, встановлює режим її роботи.

 

2. Розгляд в службі питань, що належать до її компетенції та повноважень, здійснюється начальником, заступником начальника служби-начальником відділу усиновлення та сімейних форм виховання, відділом усиновлення та сімейних форм виховання, сектором профілактики дитячої бездоглядності, головним спеціалістом-юрисконсультом, головним спеціалістом-бухгалтером, а також консультативними, дорадчими та іншими  допоміжними  органами і комісіями,  утвореними наказами начальника служби.

 

3. Робота служби є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які становлять державну таємницю або належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Служба інформує громадськість про свою діяльність, залучає громадян до проведення перевірок, підготовки і розгляду питань, що належать до її компетенції. Висвітлення її діяльності здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

 

4. Розподіл обов'язків між працівниками служби проводить начальник не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду з визначенням їх функцій і повноважень.

Начальник служби визначає також порядок заміщення начальника служби, інших спеціалістів у разі їх відсутності.

 

5. Положення про відділ, сектор служби розробляється його керівником, погоджується із заступником начальника служби і затверджується наказом начальника служби.

 

Планування роботи та звітність служби

 

 

6. Планування роботи служби здійснюється з метою узгодженої діяльності керівництва, відділу усиновлення та сімейних форм виховання, сектору профілактики дитячої бездоглядності та спеціалістів служби.

 

7. Основна діяльність служби проводиться за річними та місячними планами, які затверджуються начальником служби.

 

8. Плани роботи формуються за пропозиціями керівництва служби, відділу усиновлення та сімейних форм виховання, сектору профілактики дитячої бездоглядності та спеціалістів служби. Пропозиції до планів роботи подаються заступнику начальника служби-начальнику відділу усиновлення та сімейних форм виховання: для узагальнення річного плану - не пізніше, ніж за 15 днів до початку наступного року; місячного - не пізніше, ніж за 10 днів до початку наступного місяця.

 

9. Заступник начальника служби-начальник відділу усиновлення та сімейних форм виховання на основі поданих пропозицій готує проекти річного і місячного планів роботи та після відповідного узгодження подає на розгляд та затвердження начальнику служби не пізніше, ніж за 5 днів до початку наступного року, місяця.

 

10. Організацію контролю за виконанням планів роботи служби здійснює заступник начальника служби-начальник відділу усиновлення та сімейних форм виховання відповідно до розподілу обов'язків. Загальний контроль щодо виконання планів роботи та аналіз їх виконання забезпечує начальник служби.

 

11. Плани роботи служби повинні передбачати заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, доручень Прем'єр-міністра України, голови облдержадміністрації, державних і регіональних програм. 

 

 

Функції та організація роботи служби

 

12. Відповідно до визначених завдань:

 

готує  проекти розпоряджень та доручень голови облдержадміністрації, інші документи,  готує щодо них відповідні матеріали;

 

готує аналітичні, інформаційні, методичні та довідкові матеріали, а також розпорядчі документи  з організаційних, кадрових та інших питань;

організовує перевірки виконання актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови облдержадміністрації службами у справах дітей райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення;

 

вивчає та узагальнює досвід служб у справах дітей райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення,  надає практичну допомогу та  розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності;

 

здійснює заходи та готує документи щодо кадрового призначення і звільнення,  ведення обліку кадрів, а також контролю за дотриманням Закону України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», «Про очищення влади»;

 

здійснює контроль за своєчасним інформуванням центральних органів влади щодо реалізації актів законодавства, а також голови облдержадміністрації щодо виконання його розпоряджень;

 

веде загальне діловодство та контроль за проходженням вхідної та вихідної документації;

 

здійснює підготовку та оформлення документів з відзначення громадян державними нагородами, відзнаками Президента України,  Кабінету Міністрів України, відомчими відзнаками Міністерства соціальної політики України, та облдержадміністрації;

 

організовує особистий прийом  громадян та розгляд їх звернень, контролює вирішення порушених в них питань, аналізує та узагальнює пропозиції, що містяться в них, розробляє заходи щодо усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження;

 

забезпечує дотримання режиму секретності та вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;  

 

організовує прийом-передачу інформації засобами електронного зв'язку; 

 

забезпечує висвітлення діяльності служби в місцевих засобах масової інформації та офіційному веб-сайті;

 

забезпечує дотримання режиму роботи, належного протипожежного стану та дотримання правил охорони праці в адміністративному будинку служби;

 

здійснює фінансове, матеріально-технічне та господарсько-побутове забезпечення діяльності служби;

 

виконує  відповідно до цього регламенту інші функції.

 

13. Організація роботи служби здійснюється відповідно до цього регламенту, правил внутрішнього трудового розпорядку для державних службовців служби та положення, що затверджуються розпорядженням голови облдержадміністрації.

 

 

 Режим роботи

 служби у справах дітей обласної державної адміністрації

 

14. У службі у справах дітей облдержадміністрації, встановлюється п’ятиденний робочий тиждень із тривалістю роботи по днях: понеділок, вівторок, середа, четвер - по 8 годин 15 хвилин, п’ятниця - 7 годин; вихідні дні - субота і неділя.

 

15. Облік робочого часу працівників служби здійс­нюється визначеною для цього особою за табелями встановленої форми, що подаються до бухгалтерії служби.

 

16. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за праців-ника­ми, які в них працюють. Працівники служби несуть відповідальність за збере­ження і правильність користування майном.

 

Кадрова робота

 

17. Кадрова робота в службі спрямовується на комплексне вирішення питань щодо комплектування її висококваліфікованими і компетентними працівниками.

 

18. Організація кадрової роботи служби здійснюється за затвердженим начальником служби річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.

 

19. Організацію кадрової роботи в службі здійснює головний спеціаліст-юрисконсульт служби.

 

20. Прийняття на посаду державного службовця до служби здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, встановленою законодавством. Державний службовець з урахуванням його професійної підготовки та професійної компетентності може бути переведений без обов’язкового проведення конкурсу: на іншу рівнозначну або нижчу вакантну посаду в службі, - за рішенням начальника служби. Просування по службі на вищі посади може проводитись лише за результатами конкурсу.

Керівництво служби організовує вивчення ділових і моральних якостей осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців.

 

21. Результати службової діяльності державних службовців служби щороку підлягають оцінюванню для визначення якості виконання поставлених завдань, а також з метою прийняття рішення щодо преміювання, планування їхньої кар'єри, виявлення потреби у професійному навчанні.

 

22. На кожного прийнятого на роботу до служби працівника оформляється особова справа.

 

23. Відповідальність за проведення кадрової роботи в службі покладається на заступника начальника служби-начальника відділу усиновлення та сімейних форм виховання.

 

Організація роботи з документами

 

24. Організація роботи з документами в службі здійснюється в порядку, передбаченому інструкцією з діловодства.

Інструкція з діловодства в службі затверджується наказом начальника служби.

 

25. Організація діловодства в службі забезпечується головним спеціалістом служби на якого покладені обов’язки з питань діловодства та ведеться згідно з номенклатурою справ, яка щорічно до кінця поточного року переглядається та уточнюється.

 

26. Ведення діловодства в службі визначається Інструкцією з діловодства, інструкціями відповідних міністерств і відомств, цим регламентом та власними інструктивними документами.

 

27. Відповідальність за стан діловодства в службі несе заступник начальника служби-начальник відділу усиновлення та сімейних форм виховання, а в відділі, секторі служби – заступник начальника відділу, завідувач сектором.

 

28. В службі використовується комп’ютерна форма реєстрації документів.

 

29. Кореспонденція, що надходить до служби, реєструється в день її надходження. Попередній розгляд вхідних документів та їх відбір для розгляду керівництвом здійснює головний спеціаліст служби. Документи подаються на розгляд керівництву в день їх надходження, а термінові - негайно.

 

30. Документи, що надходять до служби розглядаються начальником служби або заступником начальника служби.

 

31. Керівництво служби за результатами розгляду документів накладає резолюцію до кожного документа, у якій зазначається прізвище виконавця (виконавців), зміст завдання, термін його виконання, дата розгляду та особистий підпис посадової особи.

 

32. Розглянуті начальником служби документи, що потребують взяття на контроль, передаються головному спеціалісту служби. Після взяття на контроль зазначені документи повертаються до виконавця.

 

33. Оригінали, зареєстрованих вхідних документів, передаються виконавцям і повертаються разом із матеріалами про їх виконання до головного спеціаліста служби з питань контролю.
34. Відповідальність за своєчасне доведення документів до виконавців несе головний спеціаліст служби на якого покладені обов’язки з питань контролю.

 

35. Підготовка вихідних документів здійснюється за дорученням керівництва служби відповідальними працівниками служби.

 

36. Відповідальність за зміст документа та дотримання встановлених вимог щодо його оформлення несуть посадові особи, які безпосередньо здійснювали його підготовку.

 

37. 37. Служба має гербову печатку встановленого зразка, виготовлення яких замовляється у визначеному порядку. Відповідальними за зберігання та законність використання гербової печатки є начальник служби, а за його дорученням – заступник начальника служби-начальник відділу усиновлення та сімейних форм виховання.

 

38. За належне і цільове використання та безпосереднє зберігання гербової печатки відповідає головний спеціаліст-бухгалтер служби.

 

39. 39. Гербовою печаткою служби засвідчуються підписи начальника, заступника начальника служби-начальника відділу усиновлення та сімейних форм виховання.

 

40. 40. У службі також використовується відповідна печатка «Для відряджень» для документів, штампи.

 

Організація контролю за  виконанням документів

 

41. 41. Виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації, доручень Прем’єр-міністра України, голови облдержадміністрації, звернень комітетів Верховної Ради України, а також звернень і запитів народних депутатів України та депутатів місцевих рад контролюються  спеціалістом, на якого покладені обов’язки з контролю служби.  Контроль за їх виконанням здійснюється шляхом:

 

 аналізу і узагальнення у визначені строки спеціалістом служби, який забезпечує координацію роботи із зазначених питань, інформації про стан виконання  документів у цілому або окремих встановлених ними завдань, що надходить від виконавців;

 

 систематичного аналізу статистичних та інших даних, що характеризують стан виконання документів.

 

42. Безпосередній контроль за своєчасним виконанням документів спеціалістами служби, здійснює відповідальні працівник служби з даних питань спільно з керівництвом служби.

 

                      

Організація розгляду звернень та проведення

особистого прийому громадян

 

 

43. Розгляд звернень громадян – пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг в службі організовується відповідно до вимог Закону України «Про звернення громадян». Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян в облдержадміністрації, покладається на спеціаліста по роботи в тому числі із зверненнями громадян служби.

Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою  Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

 

44. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються начальником служби або його заступником, які дають доручення спеціалістам служби щодо вивчення, перевірки і вирішення порушених у зверненнях питань відповідно до чинного законодавства.

Результати розгляду звернень доповідаються керівництву служби та облдержадміністрації (в разі необхідності) і на їх підставі  інформується Секретаріат Президента України, Кабінет Міністрів України та  інші центральні органи влади, якщо звернення взяті  ними на контроль.

Якщо питання, порушені в одержаному службою зверненні, не входять до її повноважень, воно в термін не більше п’яти днів пересилається до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації

 

45. Особистий прийом громадян проводить начальник служби, його заступник, завідувач сектором, інші спеціалісти служби згідно з графіком та положенням про прийом громадян, який затверджується начальником служби та оприлюднюється в місцевих засобах масової інформації.

 

46. Виїзні прийоми громадян керівництвом служби проводяться відповідно до графіку, затвердженого головою облдержадміністрації.

 

 

 

 

 

 

Організація правового забезпечення

діяльності служби

 

47. Правове забезпечення діяльності служби, а також надання методичної та практичної допомоги з правових питань здійснює головний спеціаліст-юрисконсульт служби.

Головний спеціаліст-юрисконсульт служби підпорядковується начальнику, а з питань організації роботи служби – заступнику начальника.

 

48. У своїй діяльності головний спеціаліст-юрисконсульт служби керується Конституцією та законами України, а також указами Президента України, актами Кабінету Міністрів України і постановами Верховної Ради України та розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами начальника служби.

 

49. Основними завданнями головний спеціаліст-юрисконсульта є:

 

 правове забезпечення діяльності служби;

 

 організація правової роботи, спрямованої на правильне застосування і неухильне додержання вимог актів законодавства в службі, а  також посадовими особами служби;

 

 підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань застосування законодавства.

 

50. Головний спеціаліст-юрисконсульт відповідно до покладених на нього завдань:

 

забезпечує відповідність законодавству проектів розпоряджень голови служби, рішень її колегії та інших актів служби;

 

надає методичну допомогу працівникам служби та працівникам служб у справах дітей райдержадміністрацій та міських рад міст обласного значення  щодо правильного застосування норм законодавства під час виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

 

представляє інтереси служби у судах  та інших державних органах під час розгляду правових питань або спорів;

 

виконує інші функції з правового забезпечення діяльності служби відповідно до цього регламенту та своїх функціональних обов’язків.

 

 

 

 

 

Консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи,

служби і комісії облдержадміністрації

 

51. Для сприяння здійсненню повноважень служби її начальник утворює консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи (колегії, робочі групи тощо), та комісії з визначенням їх завдань, функцій та персонального складу.

Рішення зазначених органів оформляються протоколами.

 

52. Для узгодженого розгляду питань, що належать до компетенції служби, обговорення найважливіших напрямів її діяльності та підготовки відповідних рекомендацій, пропозицій для прийняття наказів начальника служби утворюється колегія служби (далі – колегія).

 

53. До складу колегії служби входять начальник служби (голова колегії), його заступник, а також можуть входити керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних органів міністерств та інших центральних органів виконавчої влади,  посадові особи органів місцевого самоврядування за їх згодою, а за пропозицією громадських організацій, підприємств, установ та організацій їх представники.

Кількісний та персональний склад колегії визначається та затверджується наказом начальника.

 

54. У своїй роботі колегія керується положенням про службу у справах дітей, затвердженим розпорядженням голови облдержадміністрації від 15.10.2007 № 378 (у редакції розпорядження голови облдержадміністрації від 28.03.2016 №192 ), правилами внутрішьного трудового розпорядку для державних службовців служби та цим регламентом.

 

55. Засідання колегії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як дві третини загальної кількості її членів і проводяться відповідно до плану роботи служби, а позачергові - у міру потреби.

 

56. Рішення колегії приймається відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні її членів. У разі рівного розподілу голосів вирішальним є голос головуючого. В окремих випадках за рішенням головуючого може бути застосована процедура таємного голосування.

Рішення колегії оформляється протоколом, який підписується начальником служби та секретарем колегії і є підставою для видання   відповідного наказу.

 

57. Організаційне та технічне забезпечення засідань колегії здійснюють працівники служби.

 

 

 

 

Порядок підготовки та проведення нарад

 

58. З метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до компетенції служби, начальником служби проводяться відповідні наради.

Оперативні наради начальника служби проводяться щопонеділка з 14-ї години. Забезпечення підготовки цих нарад, та контроль за виконанням прийнятих рішень, доручень  покладається на відповідних працівників служби.

 

59. Підготовка нарад з планових питань покладається на заступника начальника служби-начальника відділу усиновлення та сімейних форм виховання.

 

60. Повідомлення про запрошення на наради та інші заходи служби, здійснюється працівниками служби.

 

61. Матеріали наради подаються керівництву служби за день до її проведення. Учасникам наради матеріали надаються завчасно.

 

62. За результатами розгляду питань на нарадах можуть видаватись накази начальника служби.

 

63. Право офіційно повідомляти місцевим засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має уповноважена начальником служби відповідна посадова особа.

 

64. Засідання консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, служб та комісій проводяться згідно з їх положеннями. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями чи іншими особами, визначеними начальником служби.