Нказ № 23 від 5 жовтня 2022 року

               НАКАЗ 

 

   «05» жовтня 2022 року             м. Вінниця                        №   23

 

Про затвердження Положення

про експертну комісію

 

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, (із змінами), Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1227/5, зареєстрованого Міністерством юстиції України 25 червня 2013 року №1062/23594 (зі змінами), для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації та подання результатів експертизи  цінності  документів  на  розгляд  експертно-перевірної  комісії  (далі – ЕПК) Державного архіву Вінницької області (далі – ДАВО)

НАКАЗУЮ:

1. ЗатвердитиПоложення про експертну комісію Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації (підстава написана в преамбулі), що додається.
2. 2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора Департаменту – начальника управління прогнозування, бухгалтерського обліку, фінансового та організаційного забезпечення – головного бухгалтера Павлишена В.С.

 

Директор Департаменту 

Олег  СІДОРОВ

 

 

 ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                            наказ директора Департаменту

                                                                            агропромислового розвитку

                                                                            Вінницької обласної

                                                                            військової адміністрації

                                                                            від «05» жовтня 2022 р. № 23

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про експертну комісію Департаменту агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації

 

1. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, (із змінами), Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року №1227/5, зареєстрованого Міністерством юстиції України 25 червня 2013 року №1062/23594 (зі змінами), Департамент агропромислового розвитку Вінницької обласної військової адміністрації (далі – Департамент АПР) створює експертну комісію (далі - ЕК) для організації і проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Департаменту АПР та подання результатів експертизи цінності  документів  на  розгляд  експертно-перевірної  комісії  (далі – ЕПК) Державного архіву Вінницької області (далі - ДАВО).
2. ЕК є постійно діючим органом Департаменту АПР.
3. У своїй діяльності ЕК керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами Міністерства юстиції України, наказами Мінагрополітики України, Державної архівної служби України, розпорядженнями та дорученнями голови Вінницької обласної державної адміністрації, обласної ради, наказами  директора Департаменту АПР,  Інструкцією з діловодства Департаменту АПР, рішеннями ЕПК ДАВО та цим Положенням.

 Щодо експертизи цінності документів, ЕК Департаменту АПР  керується:

- «Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств і організацій, із зазначенням строків зберігання», затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. №578/5 та зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за №571/20884  зі змінами (наказ МЮУ від 07.03.2013 р. №400/5, зареєстрований 12.03.2013 за №390/22922);

-  наказами Мінагрополітики України;

- рішеннями, методичними рекомендаціями ЕПК Державного архіву Вінницької області та цим Положенням.

4. До складу ЕК, який затверджується директором Департаменту АПР, входять керівники служби діловодства Департаменту АПР, особа, відповідальна за архівний підрозділ, працівники структурних підрозділів Департаменту АПР, а також представники ЕПК Державного архіву Вінницької області (за згодою).

Головою ЕК призначається заступник директора Департаменту АПР, а секретарем – особа, відповідальна за архів.

5. 5. Секретар ЕК за рішенням голови забезпечує скликання засідань комісії, складає протоколи, доводить до відома структурних підрозділів Департаменту АПР та окремих осіб рішення комісії, здійснює облік і звітність про проведену роботу, веде документацію ЕК і забезпечує її збереженість.
6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджує директор Департаменту АПР, і звітує перед ним про проведену роботу.
7. Завданнями ЕК є організація та проведення спільно зі службою діловодства експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві Департаменту АПР; розгляд питань про долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в таких документах.
8. ЕК Департаменту АПР приймає рішення про:

- схвалення та подання до ЕПК ДАВО проектів таких документів:

описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду (далі - НАФ);

описи справ з кадрових питань (особового складу);

номенклатури справ Департаменту АПР;

інструкції з діловодства Департаменту АПР;

положення про архівний  підрозділ та ЕК  Департаменту АПР; 

акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

акти про невиправні пошкодження документів НАФ;

- схвалення і подання до ЕПК ДАВО переліків проектів проблем (тем), науково-технічна документація яких підлягає внесенню до НАФ;

- схвалення описів тривалого (понад 10 років) зберігання, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

- схвалення  номенклатур  справ, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання юридичних осіб,  що належать до сфери  управління  установи  та у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

9. Для виконання покладених на ЕК Департаменту АПР завдань йому надається право:

-   контролювати дотримання структурними підрозділами Департаменту АПР, окремими працівниками, відповідальними за організацію документів у діловодстві, установлених вимог щодо розробки номенклатури справ, формування справ, експертизи цінності документів, упорядкування та оформлення документів;

 

-  вимагати від структурних підрозділів Департаменту АПР розшуку відсутніх документів НАФ, документів тривалого (понад 10 років) зберігання, у тому числі документів з кадрових питань (особового складу), та письмових пояснень у випадках втрати цих документів;

 

- одержувати від структурних підрозділів Департаменту АПР відомості та пропозиції, необхідні для проведення експертизи цінності документів;

 

- визначати строки зберігання документів, що не передбачені типовими та галузевими  переліками  видів  документів із зазначенням строків їх зберігання, та погоджувати їх з ЕПК ДАВО;

 

- заслуховувати на засіданнях керівників структурних підрозділів Департаменту АПР про стан підготовки документів до архівного зберігання і забезпечення збереженості документів, про причини втрати документів;

- запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів Департаменту АПР,  а в разі необхідності працівників ДАВО;

- інформувати керівництво Департаменту АПР з питань, що входять до компетенції  ЕК;

- надавати  методичну та практичну допомогу працівникам Департаменту АПР  щодо організації роботи з документами та підвищення кваліфікаційного рівня працівників, відповідальних за діловодство;

- здійснювати роботу по контролю за організацією діловодства з укладанням відповідних документів за результатами перевірянь.

10. Засідання ЕК Департаменту АПР  проводиться  не рідше ніж один раз на рік і  вважається правоможними, якщо на ньому присутні не менш як дві третини складу її членів.

 

11. Рішення ЕК приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, оформляється протоколом, який підписують голова і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання ЕК  директора  Департаменту АПР.

 

12. У разі відмови директора Департаменту АПР затвердити протокол засідання ЕК її голова може звернутися зі скаргою до Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби.