Рішення про регламент роботи конкурсної комісії

Голова конкурсної комісії
Секретар конкурсної комісії
Члени конкурсної комісії

Затверджено рішенням конкурсної комісії з визначення програм громадських організацій для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка та проведення моніторингу виконання програм (проектів, заходів)
27.05.2013 р.

1.1. Регламент роботи конкурсної комісії (далі – Регламент) встановлює порядок визначення членами конкурсної комісії переможців конкурсу програм (проектів, заходів), розроблених громадськими організаціями та творчими спілками, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка за рахунок коштів обласного бюджету у 2013 році, а також порядок участі конкурсної комісії у здійсненні моніторингу відповідних проектів (програм, заходів).

1.2. Конкурсна комісія створена наказом директора Департаменту інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю облдержадміністрації №18-ОД від 11.04.2013 р.

1.3. Конкурсна комісія керується у своїй роботі Постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2011 р. № 1049 “Про затвердження Порядку проведення конкурсу з визначення програм (проектів, заходів), розроблених громадськими організаціями та творчими спілками, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка” (далі – Порядком проведення конкурсу), «Порядком проведення конкурсу з визначення програм (проектів, заходів), розроблених громадськими організаціями та творчими спілками, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка», затвердженого наказом першого заступника начальника управління з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю облдержадміністрації від 23.03.2012 р. із змінами, внесеними наказом директора Департаменту від 26.03.2013 р. № 15-ОД.

До повноважень конкурсної комісії належать:

- заслуховування пояснень членів конкурсної комісії щодо обставин, які можуть перешкоджати неупередженому виконанню ними їх обов’язків, та ухвалення рішення про виключення члену комісії із складу комісії у випадку виявлення у нього конфлікту інтересів;

- затвердження регламенту роботи конкурсної комісії;

- ухвалення рішення про проведення перевірки достовірності інформації, наведеної в конкурсній пропозиції;

- розгляд питання стосовно доцільності участі в конкурсі учасника, щодо якого наявне рішення конкурсної комісії про невиконання ним проектів (програм, заходів) за два попередніх бюджетних періоди, ухвалене відповідно до вимог Порядку проведення конкурсу;

- ухвалення рішення про визначення конкурсних пропозицій, які допускаються для участі у другому етапі конкурсу за результатами розгляду конкурсних пропозицій та перевірки достовірності інформації, наведеної у конкурсній пропозиції;

- ухвалення рішення про продовження строку подання конкурсних пропозицій, якщо до участі в конкурсі допущено лише одну конкурсну пропозицію чи не допущено жодної;

- ухвалення рішення про припинення участі у конкурсі учасників, які письмово відмовилися від участі у відкритому захисті конкурсних пропозицій;

- визначення порядку проведення відкритого захисту конкурсних пропозицій та проведення такого захисту;

- підсумовування індивідуальних оцінок конкурсних пропозицій членами комісії та ухвалення рішення про визначення переможців конкурсу;

- ухвалення шляхом відкритого голосування рішення щодо визначення переможця конкурсу у разі, якщо конкурсні пропозиції набрали однакову кількість балів за результатами індивідуального оцінювання;

- формування рейтингу переможців конкурсу відповідно до кількості набраних балів для визначення пріоритетності та обсягів фінансування конкретних програм (проектів, заходів);

- визначення обсягів фінансування програм (проектів, заходів), визнаних переможцями конкурсу;

- участь у здійсненні моніторингу програм (проектів, заходів), що реалізуються громадськими організаціями за рахунок коштів обласного бюджету;

- супровід виконання програм громадськими організаціями;

- організація перегляду рішення щодо визначення переможців конкурсу у випадку встановлення конфлікту інтересів у будь-якого із членів конкурсної комісії після ухвалення рішення про визначення переможців;

- розгляд підсумкових звітів організатора конкурсу за результатами моніторингу разом із підсумковими звітами громадських організацій виконавців програм (проектів, заходів);

- за результатами розгляду підсумкового звіту ухвалення рішення про реалізацію програми (проекту, заходу).

 

3.1. Конфлікт інтересів члена конкурсної комісії – це суперечність між його особистими інтересами та його службовими повноваженнями, наявність якої може вплинути на об'єктивність або неупередженість прийняття рішень, а також на вчинення чи невчинення дій під час виконання повноважень члена конкурсної комісії.

3.2. Члени комісії зобов’язані не допускати конфлікту інтересів під час розгляду конкурсних пропозицій.

3.3. Якщо члену конкурсної комісії або учаснику конкурсу відомо про обставини, які можуть перешкоджати неупередженому виконанню будь-ким із членів комісії їх обов’язків, він зобов’язаний письмово повідомити про такі обставини конкурсну комісію до початку розгляду конкурсних пропозицій.

3.4. Перед початком розгляду конкурсних пропозицій конкурсна комісія заслуховує пояснення членів комісії щодо відсутності чи наявності обставин, які можуть перешкоджати неупередженому виконанню ними їх обов’язків.

3.5 У разі виявлення конфлікту інтересів у будь-кого із членів комісії (на підставі п. 3.3 та 3.4 цього Регламенту), конкурсна комісія ухвалює рішення про виключення такого члена комісії зі складу комісії.

4.1. Роботу конкурсної комісії спрямовує голова конкурсної комісії.

4.2. Секретар конкурсної комісії забезпечує підготовку матеріалів для розгляду на засіданнях конкурсної комісії, організовує взаємодію конкурсної комісії із структурним підрозділом, відповідальним за організаційне забезпечення конкурсу, здійснює реєстрацію учасників засідання конкурсної комісії.

4.3.Питання, що належать до повноважень конкурсної комісії, розглядаються на її засіданнях.

4.4. Засідання конкурсної комісії проводяться у міру потреби, про що повідомляється членам конкурсної комісії та учасникам засідання не пізніше ніж за п’ять днів до їх початку.

4.5. Засідання конкурсної комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу конкурсної комісії.

4.6. Порядок денний засідань конкурсної комісії формує голова конкурсної комісії.

4.7. Члени комісії мають право пропонувати питання для включення до порядку денного конкурсної комісії. Рішення про включення додаткових питань до порядку денного ухвалюється конкурсною комісією.

4.8. У разі потреби на засідання конкурсної комісії можуть бути запрошені представники громадських організацій та творчих спілок, експерти, представники органів державної влади, місцевого самоврядування. Доцільність участі таких осіб та їх перелік визначається головою конкурсної комісії з урахуванням пропозицій її членів.

4.9. Особи, запрошені на засідання, мають право брати участь в обговоренні питань, вносити пропозиції, робити застереження, давати пояснення.

4.10. Рішення конкурсної комісії приймається більшістю голосів членів комісії, присутніх на засіданні, та оформляється протоколом. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії.

4.11. Протоколи засідань конкурсної комісії підписуються присутніми на її засіданні членами.

4.12. Рішення конкурсної комісії доводиться до відома учасників конкурсу та розміщується у триденний строк на офіційному веб-сайті організатора конкурсу. Учаснику конкурсу на його вимогу може бути видана копія протоколу засідання конкурсної комісії.

4.13. Члени конкурсної комісії виконують свої повноваження на громадських засадах.

5.1. Конкурс проводиться у два етапи. На першому етапі конкурсна комісія розглядає конкурсні пропозиції щодо їх відповідності вимогам пунктів 5, 7 і 8 Порядку проведення конкурсу. Конкурсна комісія може доручити представникам організатора конкурсу провести оцінку конкурсних пропозицій на відповідність зазначеним вимогам та повідомити конкурсну комісію про результати такої оцінки.

5.2. Конкурсна комісія у разі потреби може прийняти рішення про проведення перевірки достовірності інформації, наведеної в конкурсній пропозиції.

5.3. За результатами розгляду конкурсних пропозицій на відповідність вимогам пунктів 2.3, 2.8, 2.11 Порядку проведення конкурсу та перевірки достовірності інформації, наведеної в конкурсній пропозиції, конкурсна комісія визначає конкурсні пропозиції, які допускаються для участі у другому етапі конкурсу.

5.4. Якщо до участі в конкурсі допущено лише одну конкурсну пропозицію чи не допущено жодної, конкурсна комісія може прийняти рішення про продовження строку подання конкурсних пропозицій. Зазначений строк не повинен перевищувати 30 календарних днів з дати ухвалення такого рішення.

5.5. На другому етапі конкурсу конкурсна комісія проводить відкритий захист конкурсних пропозицій.

5.6. До участі у відкритому захисті запрошуються учасники конкурсу, конкурсні пропозиції яких допущені до участі у другому етапі. Під час відкритого захисту можуть бути присутні у якості спостерігачів представники громадських організацій та ЗМІ.

5.6. Учасники конкурсу повідомляються про місце, час та порядок проведення відкритого захисту не пізніше, ніж за п’ять днів до його початку.

5.7. У разі, коли учасник конкурсу письмово відмовився від відкритого захисту конкурсної пропозиції, конкурсна комісія приймає рішення про припинення його подальшої участі в конкурсі, про що йому надсилається письмове повідомлення.

5.8. Конкурсні пропозиції захищає керівник організації або її уповноважений представник. Під час захисту керівник організації або її уповноважений представник має висвітлити: завдання програми (проекту, заходу), поданої для участі у конкурсі, та її очікувані результати; цільову аудиторію, на яку спрямовано програму (проект, захід); інноваційність програми (проекту, заходу); перспективи продовження реалізації програми (проекту, заходу) після закінчення бюджетного фінансування.

Під час захисту програми (проекту) керівник (представник) організації може використовувати друковану продукцію, відео та аудіо матеріали, СD диски, інші матеріали.

5.9. Для виступу керівника (представника) організації на відкритому захисті відводиться 3-5 хвилин. Члени конкурсної комісії можуть ставити питання керівнику або представнику організації.

5.10. Конкурсна комісія оцінює конкурсні пропозиції за такими критеріями:

- відповідність зазначеним у конкурсній документації цілям та пріоритетним завданням;

- очікувана результативність програми (проекту);

- ефективність використання бюджетних коштів, передбачених для фінансування програми (проекту);

- повнота охоплення цільової аудиторії;

- інноваційність програми (проекту);

- рівень кадрового та матеріально-технічного забезпечення, необхідного для виконання програми (проекту), досвід діяльності організації-учасника у відповідній сфері;

- спроможність громадської організації та творчої спілки продовжувати виконання програми (проекту, заходу) після припинення фінансової підтримки.

5.9. Члени конкурсної комісії індивідуально оцінюють конкурсні пропозиції за кожним з наведених вище критеріїв за шкалою від нуля до 10 балів. Для цього члени конкурсної комісії заповнюють індивідуальні оціночні відомості щодо кожної проектної пропозиції. Результати оцінки конкурсних пропозицій додаються до протоколу засідання конкурсної комісії.

5.10. Конкурсна комісія на засіданні підсумовує оцінки конкурсних пропозицій та формує рейтинг програм (проектів, заходів) згідно з кількістю балів, набраних конкурсними пропозиціями за результатами оцінювання. На підставі такого рейтингу та з урахуванням обсягу бюджетних коштів, що виділяються для виконання відповідних програм, конкурсна комісія приймає рішення про визначення переможців конкурсу.

5.11 Для підрахунку загальної кількості балів за результатами індивідуального оцінювання формується лічильна комісія. У її склад входять члени конкурсної комісії (чисельність на кандидатури затверджуються шляхом відкритого голосування, більшістю голосів членів конкурсної комісії).

5.12. У разі набрання конкурсними пропозиціями однакової кількості балів рішення про визначення переможця конкурсу приймається членами комісії шляхом відкритого голосування. Член комісії може висловити свою думку щодо прийнятого ним рішення. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови конкурсної комісії.

5.13. Рішення конкурсної комісії про визначення переможців конкурсу доводиться у триденний строк з дати його прийняття до відома громадських організацій та творчих спілок, які брали участь у другому етапі конкурсу, оприлюднюється на офіційному веб-сайті організатора конкурсу та в інший прийнятний спосіб.

5.14. Рішення конкурсної комісії може бути оскаржене у тижневий строк організатору конкурсу, а у разі незгоди з рішенням організатору конкурсу – в установленому порядку.

5.15. У разі коли переможець конкурсу письмово відмовляється від виконання програми (проекту, заходу), конкурсна комісія приймає рішення щодо визнання переможцем конкурсу організацію-учасника, конкурсна пропозиція якої набрала більшу кількість балів серед учасників конкурсу, що не були визнані переможцями.

 

6.1. Конкурсна комісія бере участь у проведенні щоквартального та підсумкового моніторингу програм (проектів, заходів), що виконуються (реалізуються) громадськими організаціями та творчими спілками за рахунок бюджетних коштів та у підготовці результатів (підсумкового звіту за результатами) такого моніторингу.

6.2. Кожен член конкурсної комісії веде супровід виконання програми громадською організацією).

6.2. Конкурсна комісія на підставі підсумкового висновку за результатами моніторингу і підсумкового звіту громадської організації та творчої спілки може прийняти рішення про те, що програму (проект, захід) не виконано (не реалізовано). Це рішення у триденний строк оприлюднюється на офіційному веб-сайті організатора конкурсу.