РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 3 від 05 січня 2022 року

     РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

05 січня 2022 року

Вінниця

№ 3

  

Про затвердження Порядку ведення

претензійно-позовної роботи в

обласній державній адміністрації

та її структурних підрозділах

  

Відповідно до статей 39, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Загального положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008 року № 1040: 

1. Затвердити Порядок ведення претензійно-позовної роботи в обласній державній адміністрації та її структурних підрозділах, що додається. 

2. Районним державним адміністраціям, державним підприємствам, що входять до сфери управління обласної державної адміністрації в місячний строк розробити та затвердити власні порядки ведення претензійно-позовної роботи, про що інформувати Департамент правового забезпечення обласної державної адміністрації. 

3.  Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

 

 Заступник Голови обласної

державної адміністрації                                           

  Сергій ЗДІТОВЕЦЬКИЙ

                                                                            ЗАТВЕРДЖЕНО    

                                                                            Розпорядження Голови

                                      обласної державної адміністрації 

                                                                            05 січня 2022 року № 3

 

ПОРЯДОК

ведення претензійно-позовної роботи в обласній державній

 адміністрації та її структурних підрозділах

 

1. Загальні положення

 

1. Порядок ведення претензійно-позовної роботи в обласній державній адміністрації та її структурних підрозділах (далі – Порядок) визначає основні засади організації претензійної та позовної роботи, а також механізм взаємодії структурних підрозділів обласної державної адміністрації під час підготовки (складання) процесуальних документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів, забезпечення контролю за веденням претензійно-позовної роботи, аналізу та узагальнення результатів претензійно-позовної роботи.

 

2. Порядок розроблено відповідно до Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Господарського процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, рекомендацій Міністерства юстиції України від 23 січня 2007 року № 35-14/7 «Про порядок ведення претензійної та позовної роботи на підприємстві, в установі, організації» та інших нормативно-правових актів, які регламентують претензійно-позовну роботу.

 

3. Претензійно-позовна робота в обласній державній адміністрації та її структурних підрозділах повинна сприяти:

 

1) забезпеченню виконання договірних зобов’язань у всіх сферах діяльності;

 

2) економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів;

 

3) зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;

 

4) забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів обласної державної адміністрації, що охороняються законом;

 

5) забезпеченню відповідальності порушників зобов’язань.

4. До претензійної та позовної роботи належать:

 

1) підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій та позовів;

 

2) пред’явлення і розгляд претензій та підготовка позовів;

 

3) підготовка відповідей (відзивів), заяв, позовних заяв, скарг та інших процесуальних документів;

 

4) захист інтересів  під час розгляду спорів у судах;

 

5) забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;

 

6) вивчення, узагальнення та аналіз результатів претензійно-позовної роботи;

 

7) підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.

 

5. Ведення претензійної та позовної роботи в обласній держаній адміністрації та в структурних підрозділах обласної державної адміністрації не забезпечених юридичною службою покладається на Департамент правового забезпечення обласної державної адміністрації, а в структурних підрозділах обласної державної адміністрації забезпечених юридичною службою – на відповідального працівника (далі – Юридична служба).

 

6. Департамент правового забезпечення обласної державної адміністрації координує, здійснює загальне методичне керівництво та перевіряє ведення претензійної та позовної роботи в структурних підрозділах обласної державної адміністрації, державних підприємствах, що входять до сфери управління обласної державної адміністрації та районних державних адміністраціях.

 

7. Вимоги Департаменту правового забезпечення обласної державної адміністрації з питань, пов’язаних з реалізацією Порядку, є обов’язковими до виконання структурними підрозділами обласної державної адміністрації та державними підприємствами, що входять до сфери управління обласної державної адміністрації.

 

1. Організація ведення претензійної роботи. Порядок пред’явлення претензій

 

1. Обласна державна адміністрація, її структурний підрозділ у разі порушення прав та законних інтересів в господарських відносинах, з метою вжиття заходів для досудового врегулювання спору звертається до порушника прав та інтересів з письмовою претензією.

 

2. За наявності будь-яких ознак порушення прав та законних інтересів обласної державної адміністрації, її структурного підрозділу у господарських відносинах, структурний підрозділ апарату обласної державної адміністрації, (структурний підрозділ обласної державної адміністрації), який ініціював необхідність укладання договору та/або до повноважень якого належать питання, що становлять предмет договору (далі – Відповідальний структурний підрозділ), не пізніше трьох робочих днів з дня виявлення такого порушення, в письмовій формі звертається до керівництва обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) та інформує про вказані порушення.

 

3. При цьому Відповідальний структурний підрозділ зобов’язаний надати обласній державній адміністрації (структурному підрозділу обласної державної адміністрації) письмові пропозиції та запропонувати необхідні заходи щодо порушника прав та законних інтересів з метою їх захисту в порядку досудового (претензійного) врегулювання спору, а саме: про виконання порушеного господарського зобов’язання; про сплату штрафних санкцій, процентів, відшкодування збитків; розірвання договору; про повернення (витребування) майна чи коштів; інші вимоги та/або дії щодо захисту прав та інтересів.

 

4. За наявності письмового рішення (доручення, резолюції, листа) керівництва обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) про необхідність вжиття заходів досудового (претензійного) врегулювання спору, Відповідальний структурний підрозділ зобов’заний протягом 3 (трьох) робочих днів з дня прийняття такого рішення, письмово звернутися до Юридичної служби з долученням усіх наявних підтвердних документів та матеріалів, а також обґрунтуванням, необхідним для підготовки претензії:

належним чином засвідчені копії договорів, контрактів, первинних документів, листування;

документально підтверджені відомості про повне найменування, поштову адресу місцезнаходження та код юридичної та/або фізичної особи, підприємства (установи, організації), якому пред’являється претензія;

документально підтверджені відомості про найменування та номери рахунків боржника, відкритих у банківських установах або органах Державної казначейської служби України, інші необхідні документи.

 

5. Претензія складається відповідно до вимог законодавства.

 

6. Відповідальний структурний підрозділ готує проєкт претензії. У разі необхідності Юридична служба надає консультативно-методичну допомогу у підготовці проєкту претензії. Бухгалтерська служба обласної державної адміністрації (бухгалтерська служба структурного підрозділу обласної державної адміністрації) (далі – Бухгалтерська служба) бере участь у розгляді проєкту претензії, з наданням відповідних пропозицій та/або зауважень, у частині визначення суми претензії та її розрахунку або іншого фінансового обґрунтування.

 

7. Претензія візується безпосереднім виконавцем, керівником Відповідального структурного підрозділу, Юридичною службою, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проєкту претензії, та підписується керівництвом обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

 

8. Після реєстрації претензія та документи, що додаються до неї, надсилаються адресатові рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Копія претензії після реєстрації обов’язково передається до Юридичної служби.

 

9. Юридична служба після реєстрації претензії обліковує її в журналі обліку претензій, пред’явлених обласною державною адміністрацією (структурним підрозділом обласної державної адміністрації), за формою згідно з додатком 1.

 

10. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним надходженням відповіді від порушника, якому була пред’явлена претензія.

 

11. Якщо претензія в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання порушником, безпідставно відхилена або залишена без відповіді, Відповідальний структурний підрозділ готує обґрунтований письмовий висновок щодо безпідставності цього відхилення або залишення без відповіді та протягом 3 (трьох) робочих днів передає претензійні матеріали до Юридичної служби для підготовки позову.

 

12. У випадку перерахування порушником грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії Відповідальний структурний підрозділ та/або Бухгалтерська служба невідкладно повідомляють про це Юридичну службу.

 

13. Про результати розгляду претензії Юридична служба здійснює відповідний запис у журналі обліку претензій, пред’явлених обласною державною адміністрацією (структурним підрозділом обласної державної адміністрації).

 

14. У Відповідальному структурному підрозділі на кожну претензію оформляється окрема претензійна справа, в яку підшиваються всі матеріали щодо розгляду претензії.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

 

III. Порядок розгляду претензій

 

1. Претензія, яка надійшла до обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) розглядається Відповідальним структурним підрозділом за участю Юридичної та Бухгалтерської служб.

 

2. Юридична служба обліковує претензію в журналі обліку претензій, пред’явлених до обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), згідно з додатком 2.

 

3. Претензія підлягає розгляду в місячний строк (якщо інший строк не визначено законодавством), який обчислюється з дня її одержання та в порядку, визначеному законодавством.

 

4. При перевірці претензії з’ясовуються такі обставини:

наявність всіх документів, що підтверджують обґрунтованість претензії;

правильність складання розрахунку;

наявність правових підстав для визнання або відхилення претензії.

 

5. Якщо до претензії не додано всі документи, необхідні для її розгляду, вони витребуються в заявника із зазначенням строку їх подання, який не може бути менше 5 (п’яти) днів з дня одержання, не враховуючи часу поштового обігу.

Якщо у встановлений строк документи не одержані, претензія розглядається за наявними документами.

 

6. За результатом розгляду претензії Відповідальний структурний підрозділ за участю Юридичної служби готує проєкт відповіді про відхилення або визнання претензії.

 

7. У відповіді про відхилення претензії зазначаються мотиви, з яких претензія відхиляється, з посиланням на акти законодавства. У разі необхідності до нього додаються документи, що спростовують вимоги претензії.

 

8. У відповіді про визнання претензії зазначаються вимоги, які визнаються, а також строки та засіб їх задоволення.
9. Відповідь на претензію складається відповідно до вимог законодавства.

 

10. Відповідь на претензію візується безпосереднім виконавцем, керівником Відповідального структурного підрозділу, Бухгалтерською службою, Юридичною службою, керівником структурного підрозділу, який приймав участь у підготовці проєкту відповіді на претензію, та підписується керівництвом обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

 

11. Відповідь на претензію надсилається рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку.

Копія відповіді на претензію після реєстрації обов’язково передається до Юридичної служби.

 

12. Про перерахування заявнику грошових сум або вжиття інших заходів відповідно до претензії Відповідальний структурний підрозділ та Бухгалтерська служба невідкладно повідомляють Юридичну службу.

 

13. Результати розгляду претензії юридичною службою вносяться до журналу обліку претензій, що надійшли до обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

 

14. Залишення претензії без відповіді не допускається.

 

15. Відповідальний структурний підрозділ здійснює контроль за своєчасним наданням відповіді на претензію.

 

16. Претензія з усіма копіями документів, копією відповіді та доказами її відправлення (поштова квитанція або розписка про вручення) підшивається в окрему претензійну справу, яка формується та зберігається у Відповідальному структурному підрозділі.

Після завершення розгляду претензії на зворотному боці лицьового аркуша справи здійснюється опис наявних у ній документів у тій послідовності, в якій вони надходили.

 

1. Організація ведення позовної роботи. Загальні засади здійснення позовної роботи

 

1. Позовна робота, зокрема підготовка матеріалів для подання позовів, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, відзивів, пояснень, відповіді на відзив, заперечення, інших документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах здійснюється Юридичною службою.

 

2. Підставою здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, є посадова інструкція працівника, Положення про юридичну службу, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань, інші документи, які відповідно до законодавства дають право здійснювати самопредставництво (представництво) інтересів.

 

3. Працівники Юридичної служби, які забезпечують здійснення в установленому порядку самопредставництво (представництво) інтересів обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах, зобов’язані:

сумлінно забезпечувати захист прав та інтересів обласної державної  адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) у судах;

використовувати повноваження з метою досягнення найбільш позитивного для обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) результату;

вживати заходи, спрямовані на своєчасне і повне виконання вимог суду;

невідкладно повідомляти безпосереднього керівника про наявність перешкод належному виконанню представницьких функцій тощо.

 

4. В разі потреби працівники Департаменту правового забезпечення обласної державної адміністрації можуть здійснювати в судах самопредставництво (представництво) інтересів структурних підрозділів обласної державної адміністрації, забезпечених Юридичною службою.

 

5. Юридична служба під час підготовки документів процесуального характеру, а також здійснення в установленому порядку самопредставництва (представництва) інтересів обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), зокрема як суб’єкта владних повноважень, у судах має право одержувати в установленому порядку для виконання покладених на неї завдань необхідні документи, інформацію, довідки, розрахунки, інші матеріали від структурних підрозділів обласної державної адміністрації та її апарату до повноважень яких належить спірне питання.

З метою забезпечення своєчасного виконання завдань, які потребують оперативного вжиття заходів, структурні підрозділи обласної державної адміністрації зобов’язані невідкладно подавати необхідні матеріали на вимогу Юридичної служби.

 

6. Позовні матеріали обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) та ті, що надійшли до неї, зберігаються в окремих папках.

 

1. Підстави, порядок підготовки та пред’явлення позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг

 

1. Позов пред’являється у випадку порушення прав та  законних  інтересів

обласної державної  адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

 

2. Юридична служба зобов’язана своєчасно надати правову оцінку позовним документам, зокрема переданим їй Відповідальним структурним підрозділом, щодо їх обґрунтованості та законності.

Юридична служба у процесі підготовки позовної заяви має право вимагати від Відповідального структурного підрозділу додаткові матеріали, які підтверджують позовні вимоги. Якщо переданих документів виявляється недостатньо або вони неправильно оформлені, Юридична служба має право встановити строк для усунення недоліків.

У разі ненадання у встановлений строк Відповідальним структурним підрозділом необхідних документів, Юридична служба інформує про це керівництво обласної державної  адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) для вжиття відповідних заходів.

 

3. Висновок про юридичну перспективу спору повинен визначатися після об’єктивного аналізу з передбаченням наслідків судового розгляду з урахуванням недоліків у позиції та найбільш ґрунтовних аргументів протилежної сторони.

 

4. Встановивши наявність правової позиції в конкретному спорі, Юридична служба готує проєкт позовної заяви, в якій викладається зміст вимог обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації), вказуються фактичні обставини, що лежать в основі доказування.

 

5. Позовна заява оформлюється відповідно до вимог процесуального законодавства.

 

6. Позовна заява візується виконавцем, безпосереднім керівником, заступником директора та директором Департаменту правового забезпечення обласної державної адміністрації та підписується Головою обласної державної адміністрації (керівником структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

Позовна заява від імені структурного підрозділу обласної державної забезпеченого юридичною службою візується виконавцем, безпосереднім керівником та підписується керівником такого підрозділу, після попереднього опрацювання Департаментом правового забезпечення обласної державної адміністрації.

 

7. Юридична служба письмо звертається щодо необхідності сплати судового збору за подання позовної заяви та в інших випадках, передбачених законодавством.

 

8. Сплата судового збору проводиться Бухгалтерською службою у строк, визначений Юридичною службою у зверненні, з додержанням вимог законодавства щодо сплати та підтвердження сплати судового збору.

 

9. Позовна заява, оформлена відповідно до вимог процесуального законодавства, з доданням усіх необхідних доказів, реєструється у порядку, визначеному Інструкцією з діловодства в обласній державній адміністрації та обліковуються Юридичною службою в журналі обліку позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, поданих обласною державною адміністрацією (структурним підрозділом обласної державної адміністрації), за формою згідно з додатком 3.

 

10. Позовна заява надсилається до суду (у випадках, визначених процесуальним законодавством, іншим учасникам процесу) рекомендованим листом або здається до канцелярії суду.

 

11. Після одержання ухвали суду про відкриття провадження у справі Юридична служба забезпечує виконання вимог цієї ухвали у строки, визначені судом.

 

12. Юридичною службою здійснюється аналіз судових рішень, за результатом якого приймається рішення про:

доцільність/недоцільність оскарження судового рішення з урахуванням висновків щодо застосування норм права, викладених у постановах Верховного Суду;

подання до суду в порядку, визначеному процесуальним законодавством, відповідних процесуальних документів, необхідних для оскарження або перегляду, або роз’яснення судового рішення;

необхідність звернення до суду з метою отримання виконавчих документів;

проведення інших необхідних для захисту інтересів заходів.

 

13. Юридичною службою здійснюється аналіз судових рішень, за результатом якого у разі недоцільності оскарження такого рішення, зокрема з урахуванням висновків щодо застосування норм права, викладених у постановах Верховного Суду, готується доповідна записка з обов’язковим обґрунтуванням, яка подається на розгляд Голови обласної державної адміністрації (керівника структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

У разі прийняття Головою обласної державної адміністрації (керівником структурного підрозділу обласної державної адміністрації) рішення про недоцільність оскарження судового рішення, доповідна записка із відповідною резолюцією долучається до матеріалів судової справи.

 

14. У разі оскарження судових рішень Юридичною службою готуються апеляційні та касаційні скарги в порядку, передбаченому пунктами 6, 8 та 9 цього розділу Порядку.

Апеляційні та касаційні скарги, а також заяви про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, подаються в строки та в порядку, передбаченому процесуальним законодавством України. При цьому працівник юридичної служби – виконавець відповідного процесуального документа – є відповідальним за дотримання процесуальних строків, визначених законодавством.

 

1. Порядок підготовки відзиву, пояснення, відповіді на відзив, заперечення та інших документів процесуального характеру

 

1. Позовна заява, яка надійшла до обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) для участі у справі у процесуальному статусі відповідача або третьої особи, обліковується Юридичною службою в журналі обліку позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими або виключними обставинами, що надійшли до обласної державної адміністрації (структурного підрозділу обласної державної адміністрації) за формою згідно з додатком 4.

 

2. Юридична служба вивчає вимоги, викладені в позовній заяві, аналізує їх та, у разі необхідності, направляє позовну заяву до відповідного структурного підрозділу, який у строк, що не перевищує 7 (сім) робочих днів з дати отримання зазначених документів, зобов’язаний надати висновок та необхідні документи по суті позовних вимог.

 

3. Підготовка, реєстрація та направлення відзивів, пояснень, відповідей на відзиви, заперечення, клопотання, відзивів на апеляційні та касаційні скарги здійснюється у порядку, передбаченому пунктами 9, 10 розділу V та пунктом 1 розділу VI Порядку з урахуванням таких особливостей. Вказані процесуальні документи підписуються безпосередньо представником юридичної служби.

Заяви щодо зменшення позовних вимог, відкликання або відмови від позову, визнання позову повністю або частково, укладення мирової угоди підписуються Головою обласної державної адміністрації (керівником структурного підрозділу обласної державної адміністрації).

 

VII. Аналіз претензійної та позовної роботи

 

1. Юридична служба аналізує стан претензійної і позовної роботи в обласній

 державній адміністрації (структурному підрозділі обласної державної  адміністрації) за півроку та рік.

При здійсненні аналізу стану претензійної і позовної роботи Юридична служба використовує дані облікових журналів та відомості, що надані Відповідальним структурним підрозділом.

 

2. Результати аналізу юридичною службою викладаються письмово з цифровими даними.

 

3. Аналіз здійснюється з урахуванням таких критеріїв:

за категоріями позовів (претензій);

за результатами розгляду відповідних категорій позовів (претензій);

за кількісними показниками позовів (претензій);

за ціною позову (сумою претензії).

 

За результатами аналізу претензійної та позовної роботи у разі необхідності Юридичною службою вносяться пропозиції щодо вжиття конкретних заходів та здійснення організаційних заходів для удосконалення претензійно-позовної роботи, запобігання непродуктивним витратам та збиткам, відшкодування шкоди, заподіяної обласній державній адміністрації та її структурним підрозділам за рахунок винних осіб.

 

VIII. Відповідальність за ведення претензійної та позовної роботи

 

1. Відповідальність за ведення претензійної роботи в частині вчасного виявлення порушення договірних зобов’язань, дотримання строків пред’явлення претензій, а також за здійснення неналежного контролю за своєчасним надходженням відповіді від контрагента-порушника, якому була пред’явлена претензія, покладається на Відповідальний структурний підрозділ.

 

2. Відповідальність за правильність нарахування штрафних санкцій, у разі неналежного виконання порушником договірних зобов’язань, покладається на Бухгалтерську службу.

 

3. Відповідальність за ведення претензійної роботи в частині відповідності претензії вимогам законодавства покладається на Юридичну службу.

 

4. Відповідальність за ведення позовної роботи покладається на Юридичну службу.

 

5. Недотримання порядку ведення претензійної та позовної роботи, встановленого Порядком, тягне за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.

 

Директор Департаменту правового

забезпечення обласної державної

адміністрації                                                                     

       Сергій ЧАБАН